La siguiente es una información que ejemplifica el contenido de un Acta de Proyecto, también conocido como “Charter“ de Proyecto, y donde se incluyen los elementos sobre los cuales se basará el desarrollo del mismo.

Cabe aclarar que este es uno de múltiples formatos existentes y que su utilización varía dependiendo los parámetros establecidos en cada organización, si existe o no un departamento de apoyo a los proyectos, de todas formas, en caso que no haya una directriz acerca de su uso, esta plantilla le funcionará como documento inicial de proyecto, el cuál podrá adaptar a sus propias necesidades.

Curso de Introduccion a la administración de proyectos
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Nombre: Renato Coto

CHARTER (ACTA) DEL PROYECTO
Información principal y autorización de proyecto

1.- Fecha: 8/9/2011 2.- Nombre de Proyecto: LaUTexto
3.- Áreas de conocimiento:

  1. Gestión del Alcance
  2. Gestión de Tiempo
  3. Gestión de Costo
  4. Gestión de Recursos Humanos
  5. Gestión de Comunicación
  6. Gestión de Riesgo
  7. Gestión de Abastecimiento
  8. Gestión de Integración
4.- Área de aplicación, interesados del proyecto:   El proyecto impactará directamente al público meta identificado: los Estudiantes.Requerirá una estrecha relación con las áreas de Comunicación, Prensa, Profesores y Tecnologías de información, y el completo involucramiento de la Junta Directiva, el departamento de Registro y las Cátedras de las diferentes Escuelas.
5.- Fecha de inicio del proyecto: 10/9/2011

6.- Fecha tentativa finalización:
30/11/2011

7.- Objetivos del proyecto: 7.1- Objetivo General:Generar una solución innovadora, que permita el acceso a la información disponible por medio de cualquier dispositivo móvil a los estudiantes de La Universidad (La U), facilitando diversas consultas relacionadas con la matrícula, tutorías, exámenes, promedios, becas y recordatorios de fechas importantes a través del envío y recepción de mensajes de texto.7.2. Objetivos Específicos

  1. Agilizar el proceso de matrícula brindando información acerca de las materias disponibles en cada período lectivo.
  2. Ofrecer información personalizada bajo demanda según lo requiera cada estudiante con respecto a fecha, hora y lugar de las tutorías y exámenes de las materias.
  3. Brindar el estado de situación con respecto a las becas y los promedios de las materias de cada estudiante.
  1. Mantener informado al estudiante acerca de las actividades programadas importantes.
Descripción del producto: El producto principal del proyecto es un servicio de mensajes de texto que al recibir una serie de comandos preestablecidos responderá al número emisor la información correspondiente; finalizando el proyecto cuando en efecto el sistema reciba y envíe los mensajes de texto con los datos correctos y bajos los parámetros acordados.
Necesidad del proyecto: La Universidad, necesita desarrollar un proyecto que le permita ofrecer a su cliente meta “Estudiante” (rango de 18 a 25 años) servicios que innoven en el mercado de la educación superior, mediante el uso de nuevos medios de comunicación móvil; se desea involucrar a la institución en el avance tecnológico y utilizarlo como una herramienta que facilite e incentive tanto a profesores como estudiantes, alineándose así con las nuevas generaciones que valoran nuestra institución como una oportunidad de realización profesional y brindando a la comunidad estudiantil actual mejoras continuas en su proceso de superación.Un análisis de las consecuencias de la entrada al mercado masivo de la telefonía móvil, muestra que se modificó algunas costumbres de la sociedad, con lo que se puede decir que el cambio social debido a la entrada de nuevas tecnologías en aproximadamente una década de entrada de estos servicios, los dispositivos móviles se convirtieron de un dispositivo de lujo a una herramienta de comunicación masiva.Justificación:Considera finalmente que este será un movimiento táctico que permitirá ayudar, si se sabe hacer, a cumplir con el objetivo estratégico de la empresa de generar soluciones cada vez más útiles para los clientes y además aumentar la fidelidad y los ingresos.

Se espera de la aplicación móvil permita como mínimo:

  • Acceder de forma sencilla a diferentes servicios seleccionados de la institución
  • Alcanzar un mercado de jóvenes entre los 18 y 25 años
  • Interfaz amigable que invite a su uso continuo
  • Además debe permitir ser visitada desde dispositivos móviles

Análisis:

A través del más reciente estudio publicado por la prestigiosa empresa UNIMER para el periódico La Nación (2011), resaltamos los resultados más importantes para nuestra investigación: un 66% de la población total tiene un teléfono celular; se determina que los principales usos que le dan a la comunicación móvil las personas del rango entre 18 a 24 años son en primer lugar la mensajería por texto con 100%, en segundo lugar las llamadas telefónicas con 98% y en un bajo porcentaje del 14% (aún, ya que la tendencia incrementa pero lentamente) el acceso a Internet con teléfonos inteligentes.

De  esta forma, enfocamos el trabajo de solución a la tecnología móvil por medio  de los mensajes de texto; entendiendo que esto permitirá que prácticamente la totalidad del grupo meta podrá accesar a la aplicación planteada por medio de un entorno que es sencillo, de total aceptación por los usuarios (incluyendo otros grupos etarios) y que es fácilmente expandible a nuevos servicios que en el futuro se puedan brindar o interconectar de forma colaborativa.

Restricciones:

  1. Los servicios identificados y acordados serán los únicos a los cuales se le brindará solución por medio de este proyecto; todo el resto identificados en el camino serán anotados para el análisis de formulación de una segunda etapa o bien un nuevo proyecto.
  2. El soporte técnico al usuario será brindado como parte de las funciones regulares del departamento de tecnología ya existente.
Supuestos:

  1. Se dispone de la partida presupuestaria bridada por el gobierno a la Universidad para realizar este proyecto, por lo tanto el financiamiento no representa un problema, tanto para la puesta en marcha como para el funcionamiento recurrente.
  2. La Universidad suscribirá los contratos de servicios de telefonía y/o mensajería de texto requeridos y registrará los números de teléfono y/o de servicio de texto necesarios para que el proyecto pueda operar sin problemas ni retrasos.
    En particular el número: 5288-3986 es de suma importancia ya que traducido al teclado del teléfono significa en letras el nombre del proyecto: LaUTexto o en su defecto solo el número de texto: 5288 que significa en letras: LaUT
  3. La Universidad brindará acceso a las plataformas tecnológicas existentes para poder realizar interfaces de conectividad de información entre el servicio del proyecto y las bases de datos actuales.
  4. La Universidad permitirá acceso a las personas encargadas del manejo tecnológico y a las que concentren el conocimiento requerido para accesar a las plataformas tecnológicas existentes y poder interconectarlas con el servicio del proyecto.
  5. La Universidad realizará las campañas de difusión y comunicación necesaria para que la población meta esté enterada y conozca acerca del funcionamiento del sistema.
Identificación de grupos de interés (stakeholders):
Cliente(s) directo(s): Junta Directiva de la UniversidadClientes indirectos: Estudiantes, Comunicación y Prensa, Tecnologías de Información, Registro, Cátedras de las Escuelas, Profesores
Aprobado por: MAP. Donald Solano Monge Firma:
Presentado por: Renato Coto Firma: